Waarom je "gratis" Excel-sheet je eigenlijk 200 euro per maand kost

We snappen het. Excel is vertrouwd. Het staat op elke computer en het voelt "gratis". Dus waarom zou je betalen voor software als je het ook zelf in een sheetje kan kloppen?

Het antwoord is simpel: Omdat jouw tijd niet gratis is.

Veel zaakvoerders in de bouw, horeca of installatie maken elke zondagavond dezelfde fout. Ze zetten zich achter de computer, pakken hun telefoon erbij voor de WhatsApp-berichten van het personeel, en beginnen te typen.

De "Zondagavond-valkuil"

Laten we even rekenen. Stel dat je 5 werknemers hebt. Hun uren verzamelen, ontcijferen, overtypen in Excel en controleren kost je al snel 1 à 2 uur per week.

Als zaakvoerder is jouw uurloon minstens €50 (en waarschijnlijk meer).

De harde cijfers:
1,5 uur prutsen in Excel x €50/uur = €75 per week.
Dat is €300 per maand aan verspilde tijd.

Voor dat geld kan je Yepp jarenlang gebruiken. En dan hebben we het nog niet eens over de fouten.

De verborgen kosten van fouten

Een typefoutje in Excel is snel gemaakt. Een formule die niet doortrekt naar de volgende regel? Gebeurt de besten.

• Typ je per ongeluk 8u in plaats van 9u? Dan is je werknemer ontevreden.
• Typ je 9u in plaats van 8u? Dan betaal je te veel loon uit.

Excel waarschuwt je niet als iemand vergeten is uit te checken of als er een dag dubbel is ingevoerd. Gespecialiseerde software doet dat wel.

Het bewijs voor de overheid

Excel heeft nog een groot nadeel: het is manipuleerbaar. Bij een sociale inspectie is een Excel-sheet vaak niet voldoende als bewijs, omdat je die achteraf makkelijk kan aanpassen.

Een systeem als Yepp logt elke registratie met een tijdstempel. Dat is "objectief en betrouwbaar", precies wat de wetgeving vraagt. Het geeft je gemoedsrust die geen enkele spreadsheet kan bieden.

Conclusie: Stop met typen

Je bent ondernemer geworden om met je stiel bezig te zijn, niet om data-entry te doen. Gun jezelf die zondagavond terug. Laat je mannen zelf scannen, en laat de software het rekenwerk doen.